Die E-Mail-Archivierung stellt Unternehmen meist vor eine große Herausforderung. Den gesetzlichen Bestimmungen nach muss ein Unternehmen die E-Mail-Kommunikation gemäß bestimmten Regelungen so archivieren, dass die Vorgaben des Gesetzgebers erfüllt werden und gleichzeitig eine zuverlässige Verfügbarkeit der archivierten E-Mails sichergestellt ist.
Lösungen zur E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen
Rechtskonform und trotzdem praktikabel
E-Mail-Archivierung
Was wir für Sie tun können
E-Mail-Archivierung in Unternehmen ist ein wichtiger Bereich, der professionell umgesetzt und an die aktuelle Rechtslage angepasst werden sollte.
Die ASH NetConsult berät Ihr Unternehmen rund um die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung und implementiert die entsprechenden Systeme.
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Grundsätzlich müssen alle Handels- und Geschäftskorrespondenzen, für die Besteuerung relevante Unterlagen sowie jegliche Korrespondenzen, die ein Geschäft vorbereiten, abwickeln, abschließen oder rückgängig machen, archiviert werden. Dies gilt ebenso für postalisch wie für per E-Mail versendete und empfangene Dokumente. Bei E-Mails müssen zusätzlich Dateianhänge archiviert werden, insofern die betreffende E-Mail ohne den Anhang unverständlich oder unvollständig wird.
Nicht archiviert jedoch werden dürfen private E-Mails von Mitarbeitern, falls Ihr Unternehmen es den Mitarbeitern erlaubt, private E-Mails über den Firmenaccount zu versenden. Gemäß dem Telekommunikationsgesetz ist die Speicherung privater E-Mails unzulässig, soweit keine explizite Einwilligung der Mitarbeiter vorliegt.
Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus der Abgabenordnung und aus dem Handelsgesetzbuch. Je nach Unterlage gelten Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren ab Ende des Kalenderjahres – in der Praxis sollten Unterlagen daher bis zu 11 Jahren aufbewahrt werden.
Die Verantwortung für die ordnungsgemäße und rechtskonforme E-Mail-Archivierung obliegt dabei der Geschäftsführung des Unternehmens. Nebst Schadenersatzansprüchen drohen bei Nichteinhaltung auch strafrechtliche Konsequenzen.
Zudem ist eine E-Mail-Archivierung aus beweistechnischen Gründen ratsam: Bei rechtlichen Auseinandersetzungen können E-Mails als Beweise herangezogen werden. Ein weiterer Vorteil der E-Mail-Archivierung liegt darin, dass bei Systemausfällen die E-Mail-Strukturen jederzeit wiederhergestellt werden können. Zu einer vollständigen Datensicherung in Ihrem Unternehmen sollte also auch stets die Sicherung von Geschäfts-E-Mails gehören.
Besonders zu beachten ist bei der E-Mail-Archivierung, dass die betreffenden E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher (verschlüsselt), jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar archiviert werden. Auch mobile Endgeräte müssen beachtet werden, insofern die über diese Geräte verschickten und empfangenen Geschäfts-E-Mails nicht serverseitig gespeichert werden.